ROC Rivor is de eerste mbo-instelling in Nederland die volledig ‘in de cloud’ gaat werken; de gebruikte software zal niet meer intern gehost worden, maar via het internet toegankelijk zijn. Medio 2012 moet de overgang afgerond zijn. Voorzitter van het CvB Jeroen van den Berg over de redenen voor de overstap naar de cloud.

Jeroen van den Berg is in zijn nopjes. ‘Door over te stappen op de cloud zijn we klaar voor de toekomst. We wilden achterstallig onderhoud op ICT-gebied wegpoetsen en hadden de keuze: óf zelf investeren in bestaande – intern gehoste – software, of kiezen voor webbased oplossingen, waarbij het beheer en onderhoud volledig uitbesteed zou worden. Door te kiezen voor de tweede –drastische – optie zetten we een forse stap: we lopen straks voorop in onderwijsland.’

Op termijn maken al zijn medewerkers en studenten gebruik van onderwijsprogramma’s en -diensten via het internet. Waardoor zij altijd en overal kunnen werken. Van den Berg: ‘Aan de voorkant zullen mensen niet eens merken dat er iets is veranderd. En dat is maar goed ook. De veranderingen zitten aan de achterkant.’ Het beheer en onderhoud van de software vindt extern plaats. Van den Berg: ‘Voor onze ICT’ers gaat het werk dan ook veranderen. Zij zullen minder werk hebben aan het beheer en onderhoud. We zijn nu bezig met een plan om onze ICT-afdeling en de opleiding ICT in elkaar te schuiven; onze ICT-afdeling wordt dan een leerwerkbedrijf.’

Voordelen van de Cloud School
Het grootste voordeel van het werken in de cloud vindt Van den Berg de enorme toename van flexibiliteit: ‘We betalen voor wat we verbruiken. Hebben we een jaar wat minder deelnemers, dan betalen we ook minder. Hebben we er meer, dan betalen we meer.’ Dat heeft ROC Rivor nu al geld opgeleverd: ‘We hebben vorig jaar via de cloud 15.000 gastouders gediplomeerd. Hadden we dat intern moeten hosten, dan hadden we nu met een veel te grote capaciteit gezeten.’ Volgens Van den Berg werk je in de cloud altijd met state of the art technologie. ‘Je loopt nooit meer achter.’
ROC Rivor is de op een na kleinste mbo-instelling van Nederland; het heeft 2.200 studenten en 280 medewerkers. Van den Berg: ‘Daardoor zijn wij een interessante partner voor leverancier Microsoft. Het bedrijf kan bij ons – op redelijk kleine schaal – bewijzen dat de Cloud School werkt.’

Nadelen van de Cloud School?
Maar is het niet eng om een Cloud School te worden? Van den Berg: ‘Het leven bestaat niet zonder risico’s. Maar natuurlijk moet je je vergewissen van de terugvaloptie. Wat is je exitstrategie? Stel dat je weer terug wil naar intern hosten, hoe snel is dat dan geregeld?’ Van den Berg heeft vertrouwen in de cloud. Werken in de cloud is niet nieuw voor ROC Rivor: ‘Onze digitale leeromgeving (‘It’s learning’) en ons systeem voor de kernregistratie van de deelnemers (‘Tribe’) worden bijvoorbeeld allebei al extern gehost.’

Stap voor stap
Vanaf medio 2012 moeten alle softwaretoepassingen zich in de cloud bevinden. Van den Berg: ‘We gaan geleidelijk te werk.’ Zo is ROC Rivor drie maanden geleden begonnen met de implementatie van een nieuw en online CRM-systeem. ‘Dat hadden we nog helemaal niet. Door over te stappen naar de cloud, maken we niet alleen onze achterstand goed, maar nemen we direct een voorsprong.’

Dit artikel werd eerder geplaatst in de MBO krant 16.